La presente es la Política de tratamiento de la información o Política de Tratamiento de los Datos Personales de Red de Ingeniería S.A.S. (en adelante INRED). En esta política se expresa y desarrolla los derechos y deberes de INRED (como responsable), sus encargados y los titulares de los datos personales, así como la información, mecanismos o procedimientos necesarios para el ejercicio de estos. Adicionalmente, en esta encontrará las finalidades y el tratamiento que se le dará a los datos personales. En caso de que usted, bien sea titular o encargado, no entienda alguna parte de la presente política, no dude en contactarnos en el correo servicio.cliente@inred.com.co.
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL
Como ya dijimos, el responsable por el cumplimiento de la presente Política y por el tratamiento de los datos personales es RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED, cuyos datos son:
Nombre o razón social: RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED
Domicilio: BOGOTA, D.C.
Dirección: Cra 49 # 87-41
Correo electrónico: servicio.cliente@inred.com.co
Teléfono: 601 7568670
Sitio web: www.inred.com.co
2. DEFINICIONES
Para la correcta interpretación de los lineamientos contenidos en la presente Política, a continuación, se definen los conceptos relacionados con el tratamiento de datos personales.
Apoderado o autorizado: Persona autorizada por el titular de datos personales para que efectúe cualquier tipo de trámite o solicitud ante RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED, por cuenta de quien concede la autorización.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos personales que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Consulta: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para acceder a la información personal que repose en cualquier base de datos de RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
Dato personal sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Dada la situación cultural, política y económica de Colombia, son múltiples los datos sensibles que INRED podría llegar a tratar, por ejemplo: situación política y militar del titular, raza, si es líder social, raza, genero u orientación sexual, etnia, entre muchos otros.
Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o conjuntamente con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
Reclamo: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. PRINCIPIOS
En RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED el tratamiento de datos personales se realiza siguiendo diversos principios que buscan proteger la privacidad e intimidad de los titulares, asegurando las condiciones de legalidad en el tratamiento, así como la confidencialidad, seguridad y reserva dela información personal. Estos principios, inspirados en la Ley 1581 de 2012 son:
Principio de libertad. La información personal de naturaleza semiprivada, privada y sensible sólo podrá ser tratada cuando medie autorización libre, previa y expresa de su titular salvo en los casos excepcionales contemplados en la ley. El consentimiento que el titular otorgue para la disposición de sus datos personales será debidamente informado respecto a su alcance, fines y derechos que le asisten. El suministro de datos personales sensibles será facultativo para su titular, pudiendo abstenerse de entregarlos cuando así lo desee.
Principio de necesidad. Los datos personales objeto de tratamiento serán aquellos que resulten necesarios, pertinentes y adecuados de acuerdo con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que hayan sido recabados.
La información personal solicitada al Titular en ningún caso será excesiva o incoherente en relación con la destinación o uso que recibirá la misma al interior de RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED.
Principio de finalidad. Los datos de carácter personal sometidos a tratamiento no podrán ser utilizados para finalidades incompatibles o contrarias con aquellas que el titular hubiere autorizado. No se considerará incompatible el tratamiento posterior que obedezca a fines históricos, estadísticos, contables o científicos.
Principio de veracidad. Los datos personales serán exactos y completos de forma que respondan con veracidad a la realidad actual de su titular. Cuando el titular proporcione directamente los datos personales, se presumirá de buena fe que los mismos son ciertos y veraces.
Principio de lealtad. El tratamiento de información personal se realizará de manera leal y lícita en concordancia con los principios y la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizando el libre ejercicio de los derechos de los titulares.
Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 yla Constitución. En este sentido, el tratamiento se realiza por personas autorizadas por el Titular.
Principio de seguridad. La información objeto de tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de aquellos datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
4. TITULARES Y DATOS PERSONALES
La operación diaria de RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED requiere conocer y tratar datos personales. Los titulares sobre los cuales tratamos información son:
- Empleado
- Proveedor
- Cliente
- Cliente potencial
- Visitante
- Aspirante a empleado
- Contacto estratégico
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES; TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
INRED trata los datos personales para las siguientes finalidades:
-
- Cumplimiento de los contratos estatales que ha suscrito con diferentes entidades públicas
- Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores y contratistas
- Control de proveedores
- Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión económica y contable:
- Listado generado por el Software contable Astuto donde se controlan todas las operaciones contables de la compañía.
- Finalidades varias – Fidelización de clientes:
- Datos contacto de Clientes de la compañía
- Procesos de cobro judicial y prejudicial
- Reporte a centrales de riesgo
- Trabajo y bienestar social – Relaciones laborales y condiciones de trabajo:
- Base de empleados de RRHH
- Servicio de telecomunicaciones – Prestación de servicios de telecomunicaciones:
- Registro de datos de las entidades involucradas en la ejecución del proyecto
- Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios:
- Control de acceso a las oficinas de INRED
- Recursos humanos – Gestión de nómina:
- Soportes físicos del pago de nomina
- Desprendible y pago de cada empleado
- Relación novedades de nomina
- Recursos humanos – Gestión de personal:
- Soportes físicos de relación de trabajadores de INRED
- Información de Empleados:
- Administrar la información de los empleados vinculados a la Organización.
- Recursos humanos – Prevención de riesgos laborales:
- Resume las características sociales y demográficas de los trabajadores
- Resume las características sociales y demográficas de los trabajadores
- Gestión contable, fiscal y administrativa – Control de inventarios:
- Control de salidas / entradas de almacén – Bodega
- Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de clientes:
- Información de personas (contactos) de los diferentes clientes de la compañía
- Recursos humanos – Control de horario:
- Control ingreso y salida del personal
- Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación:
- Controlar facturación generadas a los clientes
Para el efecto, INRED transmite y/o transfiere los datos personales a las entidades públicas contratantes, ONGs, además de entidades privadas que tratan dichos datos con fines comerciales y/o sociales, así como aquellas a quienes les encarga determinada tarea. Adicionalmente, INRED almacena, analiza, estudia, elimina y actualiza los datos personales, bien sea por requerimiento de entidades públicas o por motivos propios del objeto comercial de INRED.
En adición a lo anterior, dados los contratos que tenemos con entidades del estado y con empresas privadas, es posible que INRED tenga acceso a datos de niños, niñas y adolescentes. En principio INRED no tiene interés en tratar dichos datos; sin embargo, si este tipo de población desea usar los puntos de conexión a internet proveídos por INRED, dados los compromisos que INRED tiene con ciertas entidades públicas, dichos datos se tratarán con la finalidad de cumplir las obligaciones y exigencias que para el efecto tengan las entidades públicas y bajo el entendido que dichas entidades también tienen la obligación de proteger los datos de los niños, niñas y adolescentes. En todo caso, INRED es consciente del derecho que tiene esta población a ser oídos y ser tenidos en cuenta, para lo cual los invita a contactar a INRED en el correo servicio.cliente@inred.com.co La autorización para el tratamiento de los datos de los niños, niñas y adolescentes deberá ser otorgada por su representante legal, a no ser que esto no sea posible y el menor necesite ejercer sus derechos mediante la internet. Finalmente, INRED trata los datos de este tipo de población, bajo el entendido que es el interés del menor conectarse a internet a través de los servicios de INRED y que dicha conectividad le permite al menor el ejercicio y desarrollo de sus derechos. Para el efecto invitamos a los menores y sus padres a estudiar la siguiente cartilla:
https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_Jovenes_Datos_Personales.pdf
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
Las personas cuya información personal es objeto de tratamiento por parte de RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED ostentan la calidad de titulares, en virtud de la cual y de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los Datos Personales podrán ejercer los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para garantizar este derecho deberá acreditarse la identidad del titular o la calidad de legitimado, con el fin de impedir que terceros no autorizados accedan a la información personal.
- Obtener copia de la autorización que hayan otorgado en calidad de titulares de los datos.
- Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED
- Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política.
- Solicitar la supresión de los datos personales o revocar la autorización concedida en el evento en el que mediante un proceso judicial o administrativo se determine que en el tratamiento de su información se vulneraron las disposiciones legales y constitucionales sobre la materia.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales en la presente Política que motiven nuevas consultas. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos.
6.1 Restricciones a los Derechos del Titular
La revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos personales no será procedente cuando el titular tenga una obligación legal o contractual que exija su permanencia en las bases de datos de RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED.
No obstante, lo anterior, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.
7. CANALES DE ATENCIÓN DISPUESTOS AL TITULAR
RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED en aras de garantizar el ejercicio de los derechos del titular, dispone de canales de atención por cada base de datos para recibir las consultas y reclamos que formule el titular en relación con la protección de sus datos personales:
| Canal de Atención |
|
Correo Electrónico: servicio.cliente@inred.com.co Punto Atención Personal: Ciudad: Bogotá Teléfono Fijo o Móvil: Sitio Web: www.inred.com.co |
Cualquier persona podrá presentar PQR a favor de los niños, niñas y adolescentes y en especial, los derechos de estos se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlas.
Para consultar las bases de datos que maneja INRED puede ingresar al enlace https://rnbd.sic.gov.co/sisi/consultaTitulares/consultas/
8. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR
8.1 Legitimación para ejercer los derechos del titular
La información personal sólo podrá ser entregada cuando la solicitud sea elevada por las siguientes personas:
- Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
- A las personas autorizadas por el titular del dato.
- A las personas autorizadas por orden judicial o legal.
8.2 Contenido mínimo de la solicitud
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo peticionado. Los requisitos de la solicitud son:
- Estar dirigida a RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
- Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo en relación con la protección de datos personales.
- Indicar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica (e-mail).
- Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
8.3 Procedimientos para la atención de Consultas y Reclamos
Para el ejercicio de sus derechos INRED desea prestar toda la ayuda posible. Sin embargo, a fin de atender de mejor manera sus peticiones, quejas o reclamos, sería de mucha ayuda si usted, al momento de presentarla, nos da la siguiente información:
- Nombre completo
- Número de cédula o de identificación
- Correo electrónico de contacto
- Número celular de contacto
- Los hechos que sustentan sus petición o reclamo (corresponde a una narración de lo ocurrido)
- Las pruebas que sustentan su petición o reclamo (puede ser un pantallazo, copia de un mail, una foto, entre otros)
- Su petición (lo que usted desea que INRED haga por y para usted)
- Si lo desea, puede presentar su PQR en el formulario que para el efecto encontrará en el siguiente enlace https://inred.com.co/pqrs/
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales dispuestos
para el efecto. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado la razón del aplazamiento y se señalará la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual en ningún caso superará a los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales de atención definidos. Si el reclamo no cumple con los requisitos establecidos en el acápite precedente o se encontrara incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de este, para que subsane las falencias identificadas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el titular o interesado no hubiere corregido la solicitud o aportado la información correspondiente se entenderá abandonado el reclamo y se procederá al archivo definitivo del mismo.
En el caso contrario, cuando el requerimiento hubiese sido atendido por el titular en el término previsto, subsanando los defectos del reclamo y allegando la documentación necesaria, INRED emitirá la respuesta pertinente, pudiendo prorrogar el término en casos especiales con previa comunicación al interesado. Este nuevo plazo no será superior a ocho (8) días hábiles.
Cuando INRED determine que no es competente para resolver una consulta o reclamo, dará respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles explicando al peticionario los motivos por los cuales no se encuentra facultada para resolverlo.
8.4 Autorización a terceros
Cuando el titular desee formular una consulta o solicitar la actualización y rectificación de sus datos personales por intermedio de un tercero, deberá remitir a RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED, la debida autorización mediante la cual lo faculta para el ejercicio de sus derechos como titular. La presentación de la autorización constituye un requisito obligatorio para garantizar la reserva de la información frente a terceros no autorizados.
La autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:
- Identificación del titular que autoriza
- Copia de la cedula de ciudadanía del titular
- Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
- Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información.
- Carácter voluntario y libre de la autorización.
9 ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Al interior de RED DE INGENIERÍA S.A.S – INRED se ha definido el área de Servicio al Cliente, como el área responsable de recibir, direccionar y responder las consultas y reclamos que eleven los titulares. El área designada cuenta con administración de los canales de atención al titular definidos en capítulos anteriores, quien tendrá la responsabilidad de asegurar el respeto a los derechos de acceso, rectificación, actualización y cancelación de datos personales conforme a lo dispuesto en la Constitución y la Regulación General de Protección de Datos Personales. El área estará supervisando el funcionamiento de los canales de atención previamente definidos.
10. VIGENCIA
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entrara en vigencia una vez aprobado y publicado dicho documento.
Los cambios y modificaciones de orden sustancial que se incorporen en la presente política con posterioridad a su entrada en vigencia serán comunicados al titular con mínimo diez (10) días de antelación a su implementación. La notificación sobre las modificaciones que serán efectuadas podrá remitirse por los medios de comunicación idóneos para el efecto.
11. INRED COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 para ciertos proyectos INRED actúa como Encargado mas no como responsable del tratamiento de los datos personales, para tales casos INRED durante el proceso de solicitud de autorización de recolección aclarará que es el Cliente el responsable e INRED el encargado por la recolección y el tratamiento de esta información en virtud del contrato que corresponda.
12. CONTROL DE CAMBIOS:
| VERSIÓN | FECHA DE APROBACIÓN | DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACÍÓN |
|---|---|---|
| 01 | Abril-2018 | Creación del documento |
| 02 | Abril-2019 | Actualización de razón social a RED DE INGENIERÍA S.A.S. |
| 03 | Agosto-2021 | Ajustes conforme a normas y decisiones recientes. |
| 04 | Marzo-2024 | Ajustes y verificación de cumplimiento de la norma. |
| Elaboró | Revisó | Aprobó |
| Myriam Katherine Diaz Amado Líder de Regulación y Gestión Contractual |
Yamit Danilo Amaya Quintero Director de Planeación |
Juan Carlos Cruz Arévalo Gerente |